01 nov 5 dicas de produtividade que podem mudar o seu trabalho

Se olharmos atentamente para a nossa mesa de trabalho, encontraremos inúmeras ferramentas e recursos tecnológicos que facilitam a nossa vida e nos fazem ganhar tempo. Computadores mais rápidos, programas e softwares mais inteligentes e até o corretor ortográfico. Apesar de tantas soluções que nos ajudam no dia a dia, às vezes nos deparamos com uma barreira difícil de transpor: a falta de produtividade. Mas como saber se sou um profissional produtivo ou improdutivo? Ao destacar todas as possíveis práticas como as causas mais comuns para a improdutividade, corremos o risco de não enxergar outras armadilhas que são tão ou mais prejudiciais à produtividade que as já citadas, são elas:

1. Tenha dois objetivos primários por dia

Faça ambos antes de qualquer outra coisa, sem distrações. Além disso, nunca chegue no trabalho sem uma lista de prioridades. Faça a lista sempre no dia anterior. Nunca coloque mais de 2 itens críticos (primários) por dia. É interessante utilizar papel ao invés do computador pois com o papel nos limitamos pelo espaço.

2. O segredo de ter mais tempo, é fazer menos coisas

É importante definir uma breve lista de coisas a fazer e também uma lista de coisas para não fazer. Como citado anteriormente, para o Tim, fazer menos e melhor é o segredo. Ele elaborou um conjunto de perguntas, denominadas de Exercício do Ataque Cardíaco, que auxiliam na decisão de quais tarefas são prioritárias:

• Se você tivesse um ataque cardíaco e só pudesse trabalhar duas horas por dia, o que faria?
• Se você tivesse um segundo ataque e só pudesse trabalhar duas horas por semana, o que faria?
• Se tivesse que eliminar 4/5 atividades que mais consomem seu tempo, o que removeria?
• Quais são as 3 principais atividades que uso par preencher o tempo para me sentir como se estivesse sendo produtivo? Emails, telefonemas, conversas, etc!

Utilize essa lista para identificar quais atividades do seu dia são realmente importantes.

3. Crie um lembrete para voltar ao foco

Crie um lembrete diário (cerca de 3 vezes ao dia) com a pergunta:
Você está inventando coisas para evitar o que é importante?
Se preferir cole um post-it no seu campo de visão. Essa técnica ajuda a voltar ao foco.

4. Não faça várias coisas ao mesmo tempo

Segundo Tim, ao priorizarmos as atividades corretamente, não é necessário fazermos mais de uma atividade por vez. Além disso não somente ele, mas diversas pesquisas apontam que diversas atividades ao mesmo tempo diminui a produtividade.

5. Seja eficiente e não somente eficaz

Outro ponto importante refere-se aos conceitos de eficácia e eficiência. Podemos considerar um vendedor que bate de porta em porta eficaz, pois vende bem, é educado e cativador e convence seus compradores. Mas não é eficiente, pois existem veículos melhores para vender atualmente, como o email por exemplo. Focando mais em um contexto corporativo, a verificação de emails ocorre da mesma forma. Checar seus emails 30 vezes por dia, e organizá-los em pastas corretamente é eficaz e te garante sempre uma resposta rápida a chefes e clientes. Entretanto, não é eficiente pois toma muito o seu tempo durante o dia e faz você perder o foco a todo momento. Para Tim, fazer algo bem feito não torna aquilo importante.

É importante avaliar e analisar se no seu contexto de trabalho é possível priorizar do seu jeito, por exemplo. Em outros casos, somos forçados a ter mais de uma tarefa por vez, e assim por diante. O importante é ter a consciência dessas técnicas e buscar avaliar isso no seu dia a dia. Além disso o livro dele possui diversas outras dicas relacionadas a produtividade e uma melhor qualidade de vida.

Fonte:
Livro Trabalhe 4 horas por semana
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